Productividad y gestión del tiempo: 6 claves para mejorarlas

abril 8, 2021

La gestión del tiempo es el quid de la cuestión. Todos contamos con las mismas 24 horas, por desgracia. Lo que marca la diferencia es cómo las dividimos según las tareas que debemos realizar. Por lo tanto, lo que sí depende de nosotros es cómo nos organicemos. Para ello existen un sinfín de técnicas que pueden ayudar a aumentar tu productividad y no caer en el caos. Te damos algunas claves para convertirte en un supermán del tiempo.

 

1. Céntrate en una sola actividad

«En tu vida solo puedes hacer un número de cosas y si ahora mismo hemos escogido hacer una cosa, hagámosla espectacular», Steve Jobs. Si lo dice Steve, ¿quiénes somos nosotros para no hacerle caso? Y es que no solo “el tabaco mata”, la multitarea también.

 No estamos hechos para hacer mil cosas a la vez, aunque queramos que sea así. Si llevamos adelante varias tareas que requieren una gran concentración, acabaremos empleando más tiempo del necesario. Por no mencionar que, seguramente, obtengamos resultados mediocres. Por eso, uno de los métodos más efectivos es dedicarnos solo a una tarea a la vez hasta terminarla.

 

2. Haz descansos

Sí, tal y como lo oyes. Si quieres ser la superwoman del tiempo tienes que descansar. Al fin y al cabo, lo que gestionamos no es el tiempo, sino la energía. Y para recargar el depósito necesitamos descanso. Y no, desconectar no es “aprovechar” el tiempo para mirar correos o contestar llamadas. Se trata de hacer un descanso consciente. Puedes emplearlo para dar un breve paseo, una siesta o leer. La calidad de tu descanso definirá la calidad de tu trabajo.

 

3. Evita distracciones

Si hay algo que se nos da bien es distraernos. Y es que lo tenemos muy fácil, sobretodo los que trabajamos conectados. Que si un vistacito a Whatsapp y al vídeo que han pasado por tu grupo de amigos y listo. El tiempo ha volado y no te has dado ni cuenta. Cuántas tentaciones para procrastinar, ¿verdad?

Si tu voluntad no es suficiente, quizás deberías probar la técnica pomodoro. En su traducción del italiano significa “tomate”. Pero…un momento, ¿tomates para gestionar el tiempo? El método pomodoro toma su nombre, efectivamente, de la palabra tomate. Esta era la forma del típico reloj de cocina italiano que empleó su creador cuando desarrolló este curioso procedimiento.

 

Llevarla a cabo es muy sencilla. Tan solo necesitas papel y lápiz y un temporizador (no, no tiene que tener forma de tomate, tranquilo). La técnica se basa en intercalar tiempos de actividad con tiempos de descanso, concentrándote totalmente en la tarea que tienes delante.

  1. Haz una lista de tareas y decide a cuál te vas a dedicar
  2. El tiempo destinado a la tarea se dividirá en franjas de 25 minutos conocidas como pomodoros. Por tanto, ajusta el temporizador y concéntrate sin interrupciones.
  3. Cuando suene el temporizador, marca el pomodoro que has completado (el primero, el segundo…). Es momento de un descanso de 5 minutos.
  4. Vuelve a ajustar el temporizador y haz otro pomodoro de 25 minutos.

La secuencia completa de cuatro pomodoros sería lo que se considera una sesión. Por supuesto, se pueden realizar tantas sesiones como sean necesarias. Eso sí, se recomienda que cada cuatro pomodoros se haga un descanso más largo de entre 20 y 30 minutos. Así que, si quieres concentrarte mejor, échale tomates al asunto y prueba esta técnica.

4. Ve al grano y establece prioridades

Sí, sabemos que a veces parece que todo es importante, pero, como decíamos, no podemos hacerlo todo a la vez. Sería una pérdida de tiempo y recursos. Es esencial aprender a distinguir entre las tareas más importantes para gestionar el tiempo. Tener claro cuáles son las tareas más urgentes o necesarias es la base para que la planificación del trabajo sea un éxito.

En definitiva, hay que separar lo importante de lo urgente. Y una técnica que puede ayudarte a conseguirlo y administrar el trabajo es la matriz de Eisenhower.

(nota: Dwight D. Eisenhower fue el presidente de los Estados Unidos entre 1953 y 1961, que no es moco de pavo. Pero, además, era un tipo muy ocupado que destacó por sus altos niveles de productividad. Tanto es así que sus métodos de trabajo fueron estudiados y recopilados en una herramienta de priorización de tareas)

 

Vale, ya sabes qué es pero, ¿cómo funciona? La idea básica es que todas las tareas se pueden organizar en cuatro cuadrantes que se dividen según la importancia y la urgencia. A cada uno se les otorga un valor (entre el 1 y el 4) según la prioridad.

  • Primer cuadrante: importantes y urgentes. Estas actividades tienen un nivel 1 de prioridad y son las que deberías realizar inmediatamente. Habitualmente, suelen tratarse de situaciones imprevistas de último momento.
  • Segundo cuadrante: importantes, pero no urgentes. Se trata de tareas importantes a completar en un medio-largo plazo. No tienen una fecha específica, por lo que pueden hacerse más pausadamente.
  • Tercer cuadrante: no importantes, pero urgentes. Este tipo de metas deben realizarse lo antes posible, pero no tienen tanta importancia. Puedes realizarlas cuando hayas acabado las tareas prioritarias o delegarlas a una persona del equipo.
  • Cuarto cuadrante: no importantes y no urgentes. Son actividades que podrías eliminar directamente, ya que son una distracción.

Productividad y gestión del tiempo: 6 claves para mejorarlas

5. Planifícate y haz una lista de tareas

 

Para administrar las cargas de trabajo, una lista de tareas puede ser una alianza poderosa. Incluso más que la de Batman y Robin. Y no, no vale el “Yo me acuerdo de todo” porque, sorpresa, no es así. En este caso, tu mente puede convertirse en el peor villano y boicotear tu productividad.

 

Antes de comenzar a trabajar como pollo sin cabeza, es recomendable que hagas una lista con las tareas ordenadas según su prioridad. Es un buen momento para usar el principio de Eisenhower. Por supuesto, debes adaptarlo a tu forma de trabajo, estableciendo metas de manera diaria, semanal… Pero apúntalo TODO. Tener una planificación te ayudará a visualizar la jornada y organizarte mejor, sin estrés por no llegar a tiempo. Para ello, puedes ayudarte de herramientas como Google Calendar,Trello o Asana.

 

¡Ojo! Hacer una lista no implica que las tareas se hagan solas. Al igual que apuntarte al gimnasio no significa que vayas a ir (sabemos que lo has hecho). Dedicar tu tiempo a realizar una planificación que no vas a cumplir también es improductivo. Trata de ser realista y establecer objetivos que puedas cumplir.

 

6. Enfoca tus esfuerzos

Seguramente te ha pasado que, mientras has estado todo el día trabajando, tus compañeros te han tomado la delantera empleando menos tiempo. Quizás es que no estabas enfocando tus esfuerzos en las tareas adecuadas. Es aquí donde entra en juego la Ley de Pareto o la Regla del 80/20. Este principio establece que el 20% del esfuerzo o tiempo invertido ofrece el 80% de los resultados. Es decir, producir más trabajando menos, lo que todos queremos. Una fantasía ¿no?

El principio de Pareto se puede observar en muchos ámbitos diferentes, pero es su aplicación en la gestión del tiempo la más conocida. Pero ¿cómo puedes aplicarla? En realidad, se trata de identificar qué tareas te están reportando los mayores resultados o están contribuyendo en mayor medida a alcanzar tus objetivos. Son estas tareas a las que deberás dedicar mayor parte de tus esfuerzos.

Es habitual combinar este principio con la matriz de Eisenhower, ya que ayuda a establecer prioridades.

Ahora que sabes todo esto, ¡deja de procrastinar! Comienza a planificar y gestionar tu tiempo y verás como con un poco de constancia, tu productividad mejora. Ya sabemos que no podemos comprar más horas, pero puedes ir aplicando todos los consejos progresivamente y, quién sabe, convertirte en un verdadero supermán del tiempo. Y si no llegas a todo, no te preocupes. Haz caso a nuestro amigo Eisenhower y aprende a delegar.

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